1.      Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie wagowej powyżej 50 g.w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów, a także świadczenia usług komplementarnych i specjalnych dla w/w usług na rzecz Urzędu Gminy Lubawa w 2010/2011 roku.
2.      Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, zgodnie z ustawą z dnia 12 czerwca 2003 r. – Prawo pocztowe (tj. Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie.
3.      Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia, rozumie się:
a)     Przesyłki listowe:
·   Nierejestrowane ekonomiczne
·   Nierejestrowane priorytetowe
·   Polecone
·   Polecone priorytetowe
·   Polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)
·   Polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO)
·   Z zadeklarowaną wartością
·   Kurierskie
b)     Paczki pocztowe:
· Ekonomiczne
· Priorytetowe
· Z zadeklarowaną wartością
· Pobraniowe
· Kurierskie
4.      Zestawienie cenowe, stanowiące załącznik nr 4 do SIWZ zawiera szacunkowe ilości nadawanych przez Zamawiającego przesyłek i liczby zwrotów przesyłek pocztowych zrealizowanych w ciągu 1 roku. Przedmiot zamówienia będzie realizowany w zależności od potrzeb w związku z czym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie (zmniejszenia lub zwiększenia).
5.      Wykonawca zobowiązany jest do
a)      odbioru przesyłek jeden raz dziennie w dni robocze, w siedzibie Zamawiającego, w godzinach:
·        Poniedziałek – Piątek 14.00 – 14.30
potwierdzając ich odbiór pieczęcią, podpisem, datą – na kopii zestawień. Dopuszcza się możliwość dostarczania przesyłek pocztowych przez Zamawiającego do placówki Wykonawcy, jeżeli ta znajduje się w miejscowości, gdzie znajduje się siedziba Zamawiającego.
b)      doręczania codziennie (oprócz sobót, niedziel i świąt) pomiędzy godz. 09:00 a godz. 10:00 do siedziby Zamawiającego Urząd Gminy Lubawa, Fijewo 73, 14-260 Lubawa, adresowane do niego przesyłki listowe ekonomiczne i priorytetowe w tym przesyłki polecone za potwierdzeniem odbioru
6.      Do obowiązków Wykonawcy należy, w szczególności:
a)      zwracanie Zamawiającemu przesyłek pocztowych nieodebranych, podczas odbierania przesyłek z dnia bieżącego,
b)      nanoszenie na odebrane od Zamawiającego przesyłki pocztowe rejestrowane numerów „R” i wpisywanie tych numerów do pocztowej książki nadawczej,
c)      wpisywanie do zestawienia ilościowego ceny za nadane danego dnia nierejestrowane przesyłki pocztowe, odpowiadającej ich wadze i rodzajowi,
d)      wpisywanie do pocztowej książki nadawczej ceny dla każdej nadanej przesyłki pocztowej, odpowiadającej jej wadze i rodzajowi oraz sumy cen za wszystkie nadane danego dnia przesyłki pocztowe rejestrowane,
e)      nadanie przesyłek pocztowych, objętych przedmiotem zamówienia, w następnym dniu roboczym po ich odbiorze,
f)        doręczanie do siedziby Zamawiającego pokwitowanego przez adresata „potwierdzenia odbioru”, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia,
g)      zwracanie Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek rejestrowanych, niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.
7.      W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki pocztowej przez adresata wynosi 14 dni liczonych od momentu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka pocztowa jest „awizowana” dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka pocztowa jest zwracana Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie dostarczenia do adresata.
8.      Podstawą rozliczenia kosztów świadczonych usług będzie suma usług za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie jednego miesiąca, stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych.
9.      W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w Zestawieniu cenowym, stanowiącym załącznik Nr 4 do SIWZ, opłata naliczana będzie wg obowiązującego na dzień nadania tych przesyłek cennika usług pocztowych Wykonawcy.