1.      Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Lubawa.
2.      Zakres zamówienia obejmuje usługi wymienione w załączniku nr 4 do SIWZ tj. m.in.:
a)      otwarcie i prowadzenie następujących rachunków bankowych:
·         rachunków bieżących Gminy Lubawa – jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jako jednostki budżetowej i innych jednostek organizacyjnych, wymienionych w załączniku do SIWZ,
·         rachunków pomocniczych Gminy Lubawa – jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jako jednostki budżetowej i innych jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, m.in. rachunków dochodów własnych, rachunków funduszy celowych, rachunków wyodrębnionych,
·         możliwość otwierania dodatkowych rachunków bieżących i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. Naliczanie i kapitalizowanie odsetek od środków na rachunkach powinno następować co kwartał, ostatniego dnia miesiąca. Wysokość oprocentowania środków wyznaczana będzie każdego miesiąca, jako iloczyn średniej arytmetycznej wysokości stawki WIBID 1M z miesiąca poprzedniego oraz współczynnika, określonego w złożonej przez Bank ofercie. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, zostanie ona zamieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBID 1M, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBID 1M. O wysokości oprocentowania Bank zawiadomi Zamawiającego faksem, jeżeli informacja ta nie jest ujęta w wyciągach bankowych,
·         potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych bez opłat i prowizji;
b)      realizację zleceń płatniczych – przelewów przekazywanych w formie elektronicznej oraz papierowej (do czasu wdrożenia systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych we wszystkich jednostkach organizacyjnych) – na następujących zasadach:
·         przelewy dokonywane wewnątrz Banku muszą być realizowane w czasie rzeczywistym oraz bez opłat i prowizji,
·         przelewy wychodzące do innego Banku złożone do godziny 15:00 powinny być zrealizowane w tym samym dniu roboczym;
c)      realizację zleceń płatniczych również z wpływów bieżących;
d)     księgowanie na rachunkach z datą wpłaty, dokonywanych przez Zamawiającego wpłat bezpośrednio wpłacanych w kasie Banku, stanowiących wpłaty gotówkowe przyjęte w kasach Gminy, bez opłat i prowizji;
e)      „Zerowanie” rachunków bieżących i pomocniczych jednostek budżetowych Gminy, zgodnie z dyspozycjami Urzędu Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego oraz dyspozycjami kierowników jednostek budżetowych, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na ww. rachunkach (np. odsetki bankowe) na rachunek bieżący Urzędu Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego, bez opłat i prowizji;
f)       przeksięgowanie w dniu 31 grudnia skapitalizowanych odsetek bankowych z określonych rachunków bankowych jednostek budżetowych Gminy na dzień 31 grudnia każdego roku na wskazany przez kierowników jednostek rachunek bankowy dochodów budżetowych, bez opłat i prowizji;
g)      dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez posiadacza rachunku (jednostki organizacyjne związane z budżetem Gminy): wypłaty gotówkowe do 20.000 zł powinny być dokonywane bez konieczności uprzedniego telefonicznego zgłoszenia; wpłaty i wypłaty gotówkowe bez opłat i prowizji;
h)      przyjmowanie wpłat gotówkowych od osób trzecich na rachunki Zamawiającego (stanowiących dochód budżetu Gminy), bez pobierania opłat i prowizji.
i)        potwierdzanie, bez opłat i prowizji:
·         Urzędowi Gminy Lubawa – jako jednostce samorządu terytorialnego oraz jako jednostce budżetowej – wyciągiem w systemie bankowości elektronicznej i w formie papierowej stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia,
·         innym jednostkom organizacyjnym Gminy Lubawa stanu salda i operacji finansowych dokonanych danego dnia wyciągiem w formie elektronicznej i w formie papierowej. Dla jednostek, które nie posiadają rachunków objętych systemem bankowości elektronicznej wyciągi będą sporządzane w formie papierowej;
j)        realizowanie zleceń stałych, a w tym obciążania rachunku spłatami rat kapitałowych i odsetek od zaciągniętych kredytów, wg harmonogramu dostarczonego przez Zamawiającego, bez opłat i prowizji;
k)      udzielanie „na hasło” osobom upoważnionym przez Posiadacza Rachunku informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzonych danego dnia – jeżeli jednostka nie wdrożyła systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, bez opłat i prowizji;
l)        zapewnienie możliwości uzyskiwania przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upoważnioną informacji o stanie rachunków jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 2 do SIWZ, bez opłat;
m)    uruchomienie oddzielnej kasy do obsługi wypłaty świadczeń dla osób trzecich zlecanych przez Ośrodek Pomocy Społecznej Gminy Lubawa – ok. 40 osób miesięcznie bez opłat i prowizji;
n)      wprowadzenie usługi automatycznej identyfikacji przychodzących płatności masowych (zgodnego ze standardem IBAN ), bez dodatkowych opłat;
o)      wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych na dowolnej ilości stanowisk, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Lubawa, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania, bez opłat i prowizji.
W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności:
·         dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową w każdym dniu roboczym przez 24 godziny,
·         importowanie płatności w postaci pliku zbiorczego,
·         uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych,
·         tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych,
·         przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów,
·         składanie poleceń przelewu, w tym: poleceń przelewów do ZUS i US, przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków,
·         wykonywanie przelewów z przyszłą datą realizacji,
·         uzyskiwanie raportów o zrealizowanych operacjach,
·         możliwość eksportu/importu danych do pliku tekstowego w odpowiednim formacie,
·         realizację grup zleceń maksymalnie w ciągu 15 minut w systemie bankowości elektronicznej,
·         pełną informację o procesie autoryzacji zleceń, poprzez podanie daty i godziny zlecenia przez każdą z osób,
·         generowanie (wydruk) wyciągów nie wymagających stempla bankowego,
·         potwierdzenie zrealizowania przelewu w systemie on–line (po realizacji przelewu natychmiastowa informacja w systemie bankowości elektronicznej,
·         umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki,
·         zakładanie lokat negocjowanych,
·         pełną informację o lokatach, możliwość zarządzania lokatami, w tym otrzymanie wyciągu, z rachunku lokaty w postaci elektronicznej (preferowany format PDF lub CSV),
·         przechowywanie wysyłanych przelewów i wyciągów w archiwum systemu,
·         umożliwienie Skarbnikowi Gminy dostępu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych,
·         przeszkolenie pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi systemu;
·         nadawanie uprawnień użytkownikom systemu elektronicznego w dowolnym momencie obowiązywania umowy, zmiana tych uprawnień poprzez wydanie dyspozycji bez opłat i prowizji,
·         umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym;
p)      możliwość deponowania środków na lokatach terminowych, w tym:
·         automatycznego (bez dodatkowych formalności) lokowania w Banku, na lokatach, środków pieniężnych znajdujących się na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach na koniec dnia – ostatnia operacja danego dnia, bez opłat i prowizji, (pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego). Powrót środków pieniężnych z lokaty wraz z należnymi odsetkami będzie pierwszą operacją na rachunku podstawowym następnego dnia,
·         przyjmowania zleceń utworzenia lokat bankowych na warunkach negocjowanych przez telefon z możliwością uzupełnienia wszystkich formalności pisemnych w terminie późniejszym, bez opłat i prowizji.
q)      wydawanie blankietów czekowych lub obsługa na zamówienie bez blankietów czekowych zgodnie z potrzebami Zamawiającego, bez opłat i prowizji;
r)       wyznaczenie jednego doradcy klienta – dla Urzędu Gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy. Doradztwo prowadzone będzie w godzinach pracy Wykonawcy;
3.      Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał co najmniej jedną placówkę w Lubawie.
4.      Oferta Wykonawcy winna uwzględniać wszystkie koszty związane z prawidłową realizacją przedmiotu zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy.